El trabajo de administrativo es uno de esos empleos cuya demanda no decae con el paso del tiempo al ser necesario en prácticamente cualquier empresa. No es de extrañar, por tanto, que te estés planteando la posibilidad de tomar este camino profesional.
Ahora bien, si te estás preguntando qué hay que estudiar para ser administrativo y qué funciones desempeñan estos profesionales, en este post podrás encontrar las respuestas a estas y otras preguntas relacionadas con este perfil.
¿Qué es un auxiliar administrativo y qué hay que estudiar para convertirte en uno?
El auxiliar administrativo tiene un rol esencial en cualquier organización al actuar como eje central que sostiene las operaciones diarias de la empresa.
Este perfil profesional realiza labores de organización, planificación y coordinación de las actividades administrativas. Además de las tareas generales, los auxiliares administrativos también suelen encargarse de aspectos vitales como la gestión logística o las nóminas.
A diferencia de los asistentes ejecutivos, cuyo trabajo suele concentrarse en dar apoyo y liberar de carga de trabajo a una sola persona, los auxiliares administrativos están involucrados en buena parte de las operaciones que tienen lugar en un departamento o en toda la empresa.
¿Qué hay que estudiar para ser auxiliar administrativo?
Para poder optar a un empleo de auxiliar administrativo deberás demostrar ser capaz de asumir diferentes responsabilidades administrativas tanto en el ámbito comercial como en el financiero, fiscal y contable. Una serie de habilidades que se adquieren tras una formación específica.
La más completa es la que ofrece la Formación Profesional¿Qué es la Formación Profesional?La formación profesional busca capacitar a sus alumnos para el desempeño de una actividad profesional concreta,… para Técnico en Gestión Administrativa. Un ciclo que proporciona una base sólida en diversas áreas clave para que el estudiante pueda asumir el rol administrativo en cualquier sector.
Más allá de este título, es aconsejable continuar formándose mediante cursos o seminarios adicionales, ya que son muchos los cursos subvencionados homologados e incluso gratuitos que permiten acumular puntos en bolsas de trabajo locales o en la baremación de méritos para oposiciones a nivel local y estatal.
Si, por el contrario, te estás preguntando qué hay que estudiar para ser secretaria administrativa u otro camino profesional relacionado, puedes echarle un vistazo a los FP con más salidas y futuro profesional.
¿Qué necesito para ser auxiliar administrativo?
Además de la formación formal en Gestión Administrativa, a los aspirantes a este puesto se le suele exigir:
- Conocimientos básicos de cálculo.
- Capacidad para comunicarse eficazmente y resolver problemas.
- Dominio de las TIC¿Qué son las TIC? Las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) son un conjunto de herramientas, dispositivos, aplicaciones y… y habilidades para manejar equipo de oficina.
- Ser organizado, metódico y meticuloso en su trabajo.
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Oposiciones para trabajar como auxiliar administrativo para el Estado
Si estás interesado en trabajar como auxiliar administrativo para el Estado, deberás superar unas oposiciones específicas, que incluyen:
- Primer ejercicio: Compuesto por dos pruebas eliminatorias que se realizan conjuntamente; una prueba escrita tipo test sobre materias del Bloque I y un test psicotécnico.
- Segundo ejercicio: Una prueba práctica que evalúa habilidades en el uso de procesadores de texto, hojas de cálculo y transcripción de texto para detectar errores ortográficos.
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¿Cuáles son las tareas que realiza un administrativo?
Algunas de las funciones esenciales que forman parte del día a día de los administrativos son:
Gestión de documentación jurídica y empresarial: El administrativo de oficina es responsable de gestionar documentos como contratos, presupuestos y trámites requeridos por la administración pública, asegurando que toda la documentación esté en orden y actualizada.
- Clasificación y archivo de documentos: Una tarea habitual del administrativo es organizar y archivar la documentación de acuerdo a las indicaciones y necesidades de la empresa. Una labor fundamental para garantizar que la documentación, tanto interna como externa, esté registrada y sea accesible.
- Gestión financiera de la empresa: A menudo, y sobre todo en el sector financiero, como gestor de oficina, realiza análisis de proyectos financieros, gestiona el capital de la empresa y negocia condiciones financieras con bancos y otros proveedores de servicios financieros.
- Conocimiento del mercado financiero: A los administrativos que trabajan en el sector financiero se les exige que conozcan y estén al día de los diferentes productos que existen en el mercado financiero.
- Negociación con proveedores y clientes: Una de las labores más delicadas es la que le convierte en el enlace entre la empresa y sus socios comerciales. Y no solo filtrando las comunicaciones entre ambos, sino también encargándose de tareas administrativas relacionadas con logística y procesos comerciales o manteniendo la documentación necesaria actualizada.
- Gestión de recursos humanos: Es bastante habitual que estos se encarguen de manejar contratos y de realizar los trámites laborales necesarios para asegurar que estos están actualizados de acuerdo con la normativa laboral vigente y el convenio colectivo aplicable.
- Supervisión de la contabilidad y finanzas: Junto con el asesor financiero, el administrativo supervisa la tesorería, controla gastos, gestiona la captación de recursos financieros y toma decisiones sobre la gestión de bienes y capital.
- Gestión de activos y viabilidad de proyectos: Por último, aunque menos frecuente, también es posible que se le pida que evalúe y seleccione los activos adecuados para llevar a cabo inversiones o que realice estudios de viabilidad para nuevos proyectos o lanzamientos para asegurar el éxito del proyecto.
Si el mundo empresarial es algo que te gustaría explorar en algún momento, la siguiente guía, te podría ayudar para dar los primeros pasos. → ¿Qué hay que estudiar para ser empresario?
¿Cuáles son las habilidades técnicas necesarias para ser un buen administrativo?
Como estamos viendo, el rol del administrativo en cualquier empresa u organización es un puesto multifuncional que exige de un conjunto específico de habilidades técnicas para poder desempeñar eficazmente sus funciones. Veamos las más importantes:
Versatilidad y multitarea
El administrativo debe ser capaz de manejar múltiples tareas simultáneamente sin descuidar la calidad ni comprometer los resultados finales.
Es por eso por lo que en los procesos de selección de estos profesionales se busca dar con un perfil meticuloso, versátil y eficiente en un entorno estresante y que demanda atención continua en procesos muy distintos como lo es una oficina.
Trabajo en equipo
Dada la naturaleza interdepartamental de sus funciones, es fundamental que el administrativo sepa trabajar en equipo. Y es que sus tareas diarias no solo involucran a su propio departamento, sino que también requieren interacción constante con otros equipos dentro de la organización.
Mantener una buena relación con compañeros, proveedores y clientes es esencial para facilitar una gestión eficaz.
Dominio de herramientas digitales
El administrativo no solo debe conocer las últimas y más avanzadas herramientas digitales para poder desempeñar su cargo, sino dominarlas.
Este debe, por tanto, ser un usuario avanzado de bases de datos, programas administrativos, sistemas contables y sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).
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Organización y metodología
El profesional administrativo debe ser extremadamente organizado y metódico, capaz de gestionar adecuadamente toda la documentación jurídica, empresarial y comercial.
También es crucial que realice los trámites con las administraciones públicas de forma precisa, respetando los plazos de entrega y cumpliendo con la documentación necesaria.
Habilidades comunicativas
Un buen administrativo necesita tener habilidades comunicativas efectivas, ya que su día a día implica atender a clientes, gestionar relaciones con proveedores, manejar documentación y trámites administrativos, así como comunicarse de manera clara tanto oralmente como por escrito.
Capacidad de toma de decisiones
En ocasiones, se requiere que el administrativo tome decisiones importantes que pueden influir en el curso de la empresa.
Si bien no es lo habitual, en algunos casos se les pide que sean capaces de tomar decisiones técnicas, estratégicas y financieras, así como las relacionadas con la contratación o el despido de personal, claro está, en colaboración con el gerente y/o el asesor financiero de la empresa.
Si cuentas con una o varias de estas habilidades y quieres iniciar una carrera como profesional administrativo, no esperes más y echa un vistazo a nuestros cursos gratuitos de administración y gestión.
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Esperamos que toda esta información te sirva de ayuda para tomar la mejor decisión. Elijas la que elijas, te acompañaremos a lo largo del camino.
