En un mundo cada vez más digitalizado son muchas las empresas que apuestan por fórmulas como el teletrabajo¿Qué es el Teletrabajo? El teletrabajo permite a los empleados que disfruten de él realizar su jornada de trabajo, ya… que no solamente suponen un ahorro energético y económico para el negocio sino también una mayor flexibilidad para sus empleados y la posibilidad de conciliar su vida personal y laboral y residir en una localidad o país diferente al de la empresa.
¿Que por qué te contamos todo esto? Porque es precisamente aquí donde cobran relevancia y se convierten en elementos clave e imprescindibles los “instrumentos” de los que vamos a hablar hoy en nuestro post: las herramientas colaborativas. ¿Quieres saber qué son estas herramientas y cuáles son sus funciones y características? Entonces, ya sabes, sigue deslizando 😉
Índice
¿Qué son y para qué sirven las herramientas colaborativas?
Las herramientas colaborativas son unos softwares diseñados para mejorar y potenciar el trabajo en equipo, tanto fuera como dentro de la oficina, lo que ha hecho que estas se conviertan en las perfectas aliadas de todas las empresas y equipos de trabajo que han decidido apostar por el teletrabajo. Aunque dado sus múltiples ventajas, lo cierto es que tampoco es extraño encontrarnos oficinas físicas en las que sus empleados se mantienen al día y organizan sus tareas de manera digital a través de estos servicios informáticos (y más en aquellas en las que abundan milennials y centennials, para los que la comunicación a través de dispositivos digitales es casi tan natural o más que hablar en persona).
Pero entonces, ¿de qué estamos hablando al referirnos a estas herramientas?
Dentro de esta categoría podemos englobar softwares de todo tipo desde aplicaciones de mensajería instantánea o correo electrónico (las cuales fueron las precursoras de este tipo de herramientas) hasta gestores de proyectos o servicios de alojamiento de archivos en la nube.
Características
Las principales características y beneficios de estos instrumentos digitales podríamos resumirlas en:
- Facilitan la asignación de tareas a los diferentes miembros del equipo de una manera visual y fácilmente entendible, posibilitando además la incorporación de alarmas y recordatorios que ayuden a evitar malentendidos a la hora de establecer fechas de entrega o envío.
- Ofrecen una conexión instantánea entre los componentes del equipo.
- Se puede acceder a ellas y permanecer conectado en remoto e incluso offline en muchos de los casos.
- Favorecen el trabajo conjunto en un mismo proyecto al poder acceder de forma simultánea a muchas de las herramientas y poder editar los diseños, prototipos, documentos, etc. entre todos sin compartir espacio de trabajo.
- Hacen que los equipos se vuelvan más eficientes, estén más unidos y tengan la capacidad de interrelacionar sus funciones a distancia.
Algunos ejemplos de herramientas colaborativas más usadas por las empresas
Y por fin llegamos a la parte realmente importante, ¿cuáles son las herramientas que mejor encajan con el perfil de tu empresa y con sus necesidades? ¿Qué funcionalidades ofrecen y cuáles son las más destacadas en el mundo empresarial? Existen muchas herramientas que te ayudarán a mejorar la comunicación de tus trabajadores y los resultados de tu empresa, entre las que podemos encontrar:
- Slack:
Esta aplicación de mensajería instantánea, permite a través de lo que llama canales conectarte con los miembros de tu equipo reaccionar a sus ideas, compartir otras nuevas, grabar clips de audio y video, mencionarlos directamente en la conversación o comunicarte de manera individual a través de sus mensajes directos. Además, si prefieres comunicarte a través de videollamada para agilizar los trámites siempre puedes iniciar una junta y relacionarte con tus compañeros fácilmente.
- Trello:
Trello es sin duda una de las herramientas colaborativas más conocidas y empleadas por las empresas de la actualidad. Este software está diseñado para llevar a cabo la administración, organización y gestión de proyectos y actividades. De esta forma, gracias a él podrás compartir tareas, modificar y actualizar su estado y automatizarlas cuando sea necesario, además de compartir archivos con los que mantener al día y facilitar el trabajo a los miembros de tu equipo.
- Zoho Project:
Si Trello no te termina de convencer, en Zoho encontrarás la alternativa perfecta con la que gestionar los proyectos de tu empresa. Esta permite también automatizar tareas, diseñar flujos de trabajo, configurar el estado en el que se encuentra cada una de las tareas y cuenta con numerosas integraciones y complementos como las de Microsoft Teams, Dropbox o Microsoft Office 365.
- Microsoft Office 365:
Puede que no conozcas esta herramienta, pero seguro que has utilizado más de una vez las herramientas del paquete Office, un básico del mundo de la ofimática y el recurso estrella de cualquier empresa. Así que si te decimos que Microsoft 365 permite crear documentos, presentaciones y hojas de cálculo de manera rápida y desde cualquier lugar, almacenar archivos de forma segura en la nube y chatear con tus compañeros al instante; podrás identificar fácilmente la mayoría de herramientas que encontrarás en esta herramienta: Word, PowerPoint, Excel, One Drive, Outlook, Microsoft Teams… Cabe destacar que todas estas aplicaciones están conectadas y puedes acceder a ellas desde un mismo lugar y disponer de un sharepoint o, por el contrario, descargarte sus aplicaciones de escritorio y luego guardar tus documentos en la nube. La decisión está en tus manos.
- Google Workspace:
Al igual que en Zoho Project encontramos la perfecta alternativa a Trello, en Google Workspace encontramos la de Microsoft 365. Gracias a esta herramienta también podrás crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones en línea y almacenarlos en la nube de manera que tus compañeros de equipo puedan acceder a ellos y editarlos y/o ver los cambios que vayas realizando de manera instantánea, así como comunicarte con ellos a través de la herramienta chat o de Gmail.
Las diferencias entre Microsoft 365 y Google Workspace son mínimas, así que si tuviéramos que destacar una ventaja de esta última es la posibilidad que ofrece a las empresas de ampliar su capacidad de almacenamiento en la nube dependiendo del plan al que se acojan, y como desventaja que, a diferencia de Microsoft, no te permite obtener aplicaciones de escritorio.
- Figma:
Figma es el instrumento perfecto para coordinar todas las tareas que lleva a cabo el departamento de diseño de una empresa. Permite gestionar lluvias de ideas, crear prototipos y diseños, editar y maquetar piezas vectoriales y compartir todo con el resto. También permite que estos se puedan supervisar, editar, sugerir ideas y cambios sobre el diseño e incluso aprobarlos. Además no requiere de instalación previa y puedes trabajar sin conexión.
- Asana:
Asana es otro gestor de proyectos diseñado para ayudarte a planificar, organizar, coordinar y gestionar todas las tareas que llevará a cabo tu equipo. También podrás compartir comentarios, archivos y realizar actualizaciones de estado de cada uno de los procesos.
- Frame.io:
Volviendo de nuevo al departamento de diseño, otra de las herramientas con las que podrás potenciar la efectividad del equipo es Frame.io. Esta les ofrecerá la posibilidad de compartir todo tipo de archivos y mostrar diferentes versiones o ediciones de los clips de video, así como realizar comentarios directamente sobre ellos e incluso dibujar los cambios que crean que serían necesarios y dónde. Les permitirá para ello poder comparar versiones en paralelo, enviar vínculos de revisión y recibir alertas. Y si con todas estas especificaciones no te hemos convencido lo suficiente, debes saber que cuenta con integraciones con herramientas como Adobe Premiere Pro, After Effects, Final Pro X o la ya mencionada Slack.
Y con este listado damos por finalizado nuestro post de esta semana, ¿ya te has decidido por alguna de estas herramientas? Síguenos en redes sociales y cuéntanoslo 🙂
