Cómo firmar documentos online: el certificado digital

Es evidente que los dispositivos digitales van ganando cada vez más terreno a los soportes tradicionales. Un proceso que la pandemia no hizo más que acelerar, llegando incluso a imponer que muchos trámites y acciones que realizábamos anteriormente de forma presencial, en papel o, en definitiva, utilizando soportes físicos, tuviéramos que realizarlos en formato digital haciendo que muchos de ellos se convirtieran en una auténtica odisea para los usuarios más inexpertos del mundo digital, evidenciando y alimentando aún más la brecha digital existente.

Por eso esta semana nos hemos propuesto poner solución a uno de los mayores problemas a los que se enfrentan este tipo de usuarios a la hora de tramitar cualquier tipo de solicitud o documento por internet: cómo firmarlo. Así que si quieres saber más, sigue deslizando y descubre cuáles son tus alternativas y las diferencias que existen entre una firma y un certificado digital 👇

¿Para qué sirven los certificados digitales?

Es importante conocer qué es un certificado digital y cuál es su función para liberarnos de una vez por todas de la confusión y la falsa creencia que nos hace pensar que certificado digital y firma digital son lo mismo.

El certificado digital es un documento electrónico expedido por una autoridad de certificación (responsable de remitir y revocar este tipo de certificados) que se encarga de vincular a un usuario con una clave y confirmar su identidad en el mundo digital. De ahí su gran importancia, pues será la certificación que te permita realizar todo tipo de trámites online, como por ejemplo firmar un documento. 

Diferencias entre certificado y firma digital

Entonces, ¿en qué se diferencian la firma y el certificado digital? Pues si el certificado digital es el encargado de asegurarte una identidad en la red, la firma digital es el mecanismo que aplicas en un documento para identificarte y validarlo. A través del certificado digital podrás firmar documentos en internet, pero para firmar un documento no es necesario que dispongas de él, ya que existen diferentes herramientas a tu alcance que te permitirán hacerlo de forma segura y legal.

Tipos de firmas digitales y cómo utilizarlas

Una vez resuelta esta confusión debes conocer qué opciones tienes y cómo puedes utilizarlas. Existen diferentes tipos de firmas que podríamos clasificar en dos grandes grupos, las que requieren de un certificado digital y las que no. A continuación te mostramos cuáles son tus principales alternativas:

1. Firmas que requieren certificado digital:

• Firma en local: esta firma requiere la obtención previa de un certificado digital y la conocemos como “en local” precisamente porque éste se aloja en el propio dispositivo del firmante.
• Firma en nube: este tipo de firma necesita un certificado digital que debe estar alojado en un servidor/nube que permita acceder a él de forma rápida y segura en el momento que el usuario necesite firmar un documento. Para acceder a este certificado, sin embargo, sí que se requiere que el usuario acredite su identidad, ya sea a través de una clave, sms, huella, tarjeta de claves, etc. Es decir, no estará a su libre disposición para garantizar siempre su seguridad.

2. Firmas que no requieren certificado digital:

• Firma biométrica: la firma biométrica es aquella para la cual un usuario se sirve de cualquier dato biométrico como su huella, un trazo en la pantalla del dispositivo o algún tipo de presión sobre la misma para acreditar su identidad. Un ejemplo de este tipo de firmas es aquellas que realizas a la hora de renovarte el DNI o al firmar documentos bancarios en la sede.
• Firma con OTP: como su propio nombre indica, One-Time Password, este sistema de firma es de un solo uso. Funciona con una contraseña personal y gracias a ella podrás firmar un documento sin necesidad de disponer de un certificado electrónico propio.

¿Qué certificado o firma digital debo utilizar?

Esta elección dependerá fundamentalmente del uso que le des o de qué necesidades necesitas que estas herramientas cubran. Pero nuestra recomendación es que optes por hacerte con un certificado electrónico. ¿Por qué? Principalmente porque este tipo de certificación te permitirá acceder  fácilmente a cualquier trámite que desees llevar a cabo, sobre todo los de aquellos documentos expedidos por entidades públicas.

Sean cuál sean tus necesidades o las entidades a las que te enfrentes, aquí te dejamos un listado con las diferentes herramientas que las administraciones públicas suelen requerir para acceder y llevar a cabo sus trámites y con los que terminarás encontrándote tarde o temprano. Decidir qué herramienta te conviene más está en tus manos:

Certificado o firma digital en administraciones públicas

• Clave Pin: gracias a esta herramienta podrás realizar trámites por Internet con una validez limitada en el tiempo que podrás renovar siempre que sea necesario. Es un sistema relativamente sencillo para el que solo necesitarás un código (de libre elección) y un PIN que llegará automáticamente a tu teléfono a través de la app Cl@ve PIN o de un SMS.
• Autofirma: AutoFirma es una aplicación de escritorio proporcionada por el Ministerio de Hacienda a través de la cual podrás firmar un documento desde tu propio ordenador. Solamente deberás especificar qué fichero quieres firmar e intuitivamente la aplicación escogerá el formato de firma que debe aplicarse.

Con cualquiera de estas dos opciones obtendrás buenos resultados, pero a nuestro parecer existen dos herramientas que en esta categoría no tienen parangón y con las que no encontrarás ningún tipo de resistencia:

• DNIe: este documento te permitirá identificarte y firmar de forma electrónica. Además las continuas mejoras de este formato no hacen más que posicionarlo como una de las herramientas con mayor futuro.
• Certificado electrónico: como ya hemos mencionado, esta herramienta te permitirá identificarte y firmar cualquier tipo de documento en la red. El Certificado FNMT-RCM es una de las mejores opciones con las que puedes contar en la actualidad. Para obtenerlo solamente deberás presentar tu DNI o NIE, y no tendrás que abonar ningún tipo de coste, es gratuito.

Hasta aquí llega nuestro post de esta semana, ¿te ha resultado útil? ¿Has decidido ya qué herramienta se ajusta más a tus necesidades? ¡Síguenos en redes sociales y cuéntanoslo! 🤗