¿Qué es la metodología Kanban?
La metodología Kanban es un sistema de producción eficiente para el flujo de tareas que componen un proyecto.
El término Kanban proviene del japonés y está formado por Kan, que significa “visual”, y Ban, que quiere decir “tarjeta”. Su objetivo es gestionar de forma visual los proyectos para disparar la productividad y reducir los tiempos de ejecución.
Por lo tanto se refiere a tarjetas visuales. Forma parte de la metodología agile y permite el control y seguimiento de las tareas desde el principio hasta su fin.
¿Cómo aplicar la metodología Kanban?
Para aplicar esta herramienta en el desarrollo de las tareas de tu empresa, debes crear un tablero (existen softwares para diseñarlo) y crear tarjetas que representarán las diferentes tareas.
Seguidamente debes repartir los roles, y asignar estados a cada tarea para organizar su cumplimiento.
Generalmente los tres estados más comunes son “Por hacer” “En Proceso” y “Terminadas”
La metodología se lleva a cabo a través de tableros Kanban. Un tablero Kanban puede ser de dos tipos:
- Una manera de controlar el estado del trabajo es a través de un tablero en el que las tareas se clasifican en tres apartados (Pendiente, haciendo y hecho)
- Para un control más detallado del proceso, también se pueden crear más de tres apartados. Tantos como se necesiten para las tareas a desarrollar.
Principios de la metodología Kanban
El método está enfocado para llevar a cabo tareas y actividades pendientes en un grupo de trabajo. Para guiar al equipo existen 4 principios básicos:
- Empieza con lo que haces ahora: A diferencia del resto de sistemas de control de tareas, Kanban es flexible para adaptarse a las actividades principales.
- Comprométete a buscar e implementar cambios progresivos y evolutivos: Es importante realizar cambios en la metodología pero para que funcionen hay que llevarlos a cabo de manera progresiva.
- Respeta los procesos, los roles y las responsabilidades actuales: Kanban no tiene roles integrados, por lo que funciona en relación a cada proyecto a desarrollar.
- Impulsa el liderazgo en todos los niveles: Con esta metodología se promueve que las grandes ideas pueden provenir de cualquier miembro del equipo por igual.
Las 6 prácticas de la metodología Kanban
Para complementar el proceso Kanban, existen seis prácticas que permitirán guían al equipo de trabajo a establecer una mentalidad de mejora continua y un crecimiento progresivo.
- Visualizar el flujo de trabajo: Puedes ver como la tarea “avanza” en las diferentes etapas.
- Controlar las posibles interrupciones: Al ser un proceso de metodología agile implica que las tareas deben avanzar rápidamente.
- Gestionar el flujo de trabajo: Esto permitirá controlar el tiempo predestinado a cada tarea y así ajustar el volumen de trabajo para cada persona.
- Implementar políticas de procesos explícitas: Se debe comprobar que el equipo haya establecido claramente las convenciones.
- Implementar ciclos de comentarios: Se recopilaran comentarios tanto de los clientes como de los integrantes del equipo.
- Mejorar colaborando y evolucionar experimentando: Siempre debes estar dispuesto a experimentar, colaborar y desarrollar otros procesos.
¿Cuáles son las ventajas y las desventajas de la metodología Kanban?
¿Te interesa aplicar esta herramienta de trabajo para tu flujo de tareas? Te ayudamos a identificar los pros y los contras del método Kanban:
Beneficios de las tarjetas visuales
- Análisis profundo que permite medir el rendimiento de los trabajadores que forman parte del equipo de trabajo.
- Flexibilidad que permite llevar a cabo un proceso de mejora continua.
- Organización de las tareas y colaboración de todo el equipo para desarrollarlas.
- Al utilizar tableros digitales, los trabajadores pueden acceder desde cualquier lugar y conseguir que todos estén en la misma línea.
- Se evita la sobreproducción y la limitación de recursos.
Inconvenientes de las tarjetas visuales
- El Kanban obedece a procesos muy estructurados donde se conoce el principio, el fin, y todos los pasos entre medias. Si el proyecto está sujeto a imprevistos es difícil de aplicar.
- Es posible ocasionar cuellos de botella si recibimos una demanda elevada inesperada.
Ejemplo de Metodología Kanban
Imaginemos que, para la gestión de un servicio de una empresa de marketing digital, el equipo se reúne para crear un tablero con la siguiente lista de tareas:
- Crear presupuesto
- Enviar presupuesto al cliente
- Diseñar la hoja de ruta de tareas
- Elaborar lista de palabras clave para el proyecto
- Confeccionar plan de publicidad
En cada tarea se deberá asignar a los trabajadores que la llevarán a cabo, y todos podrán ver cómo el resto del equipo avance en sus tareas para mantenerse coordinados.
¿Qué herramientas digitales puedo usar para crear Tableros Kanban?
Existen infinidad de software y herramientas digitales para crear tus primeros tableros con tarjetas visuales. Te recomendamos estas dos herramientas:
- Trello: Es la aplicación más popular para crear proyectos Kanban sencillos y empezar a trabajar tus metodologías agile. Tiene app y versión escritorio para que todo el equipo esté conectado, independientemente donde estén.
- KanbanFlow: Cuenta con una interfaz minimalista para seguir los pasos de todas las tareas que envuelven el flujo de tareas de un proyecto.
Método Kanban aplicado a la educación
Esta metodología agile para la gestión de tareas es muy amigable con la educación. Te entregamos tres ejemplos para empezar a utilizar el método Kanban en tu vida académica.
- Para organizar todos tus estudios y deberes: Puedes crear un tablero con tarjetas de todas tus asignaturas, y establecer tareas para cada asignatura que podrás cambiar de estado según las vayas completando.
- Para trabajos grupales: Ponerse de acuerdo en los trabajos de grupo es difícil. Muchas veces no está claro quién hace que. En bien de la productividad y el ahorro de tiempo, crear un Kanban para repartir tareas y ver los avances del grupo es un acierto. ¿Te animarás a probarlo en tu próximo trabajo por grupos?
- Para alumnos que cursen módulos online: es una brillante idea crear un tablero kanban para facilitar el seguimiento de los alumnos que cursan formación a distancia.
¿Qué es mejor Kanban o SCRUM?
No hay metodologías mejores ni peores, sólo opciones de optimización del tiempo y la productividad. Ya sea que te decantes por la metodología Scrum o la Kanban, ten por seguro que notarás una mejora del rendimiento global.
